Bestellungen und Aufträge aufnehmen
Der Assistent fragt ab, was für eine Bestellung nötig ist – Artikel, Menge, Lieferadresse – und übergibt sie vollständig an euer System. Kein Abtippen aus E-Mails.
Ein Assistent, der nur sagt, was bei euch steht.
KI-Assistent für die Website – er beantwortet Fragen und erledigt Abläufe
KI-Service-Assistent · Prozessautomatisierung · External IT Solutions
Für Unternehmen in Österreich: Der KI-Assistent für die Website beantwortet Kundenfragen aus euren freigegebenen Unterlagen, nimmt Bestellungen auf, fragt eure internen Systeme ab – und übergibt die Anfrage an die zuständige Person, statt sie in einem Sammelpostfach abzulegen. Was er nicht belegen kann, sagt er nicht.
20 Minuten, unverbindlich
- Bestellungen & Abfragen direkt in euren Systemen
- Jede Antwort mit Quellenangabe
- Keine Quelle – keine Antwort
- KI-Kennzeichnung nach Art. 50 KI-Verordnung eingebaut
Mehr als ein Chatbot: Er erledigt auch Vorgänge
Antworten ist der Anfang. Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn der Assistent nicht nur Auskunft gibt, sondern Abläufe anstößt und abschließt – direkt in euren Systemen. Was bisher per E-Mail, Telefon und Abtippen lief, läuft dann im Gespräch durch.
Abfragen aus internen Systemen
Lieferstatus, Verfügbarkeit, Auftragsstand, Termine: Die Antwort kommt live aus eurer Warenwirtschaft, eurem Shop oder eurer Datenbank – nicht aus einer Kopie, die veraltet.
Termine und Rückrufe eintragen
Statt „Wir melden uns“ landet der Termin oder Rückrufwunsch direkt bei der zuständigen Person – mit allen Angaben, die sie für das Gespräch braucht.
Folgeschritte anstoßen
Ticket anlegen, Datensatz erstellen, Bestätigung versenden, Kollegin informieren – was nach einer Anfrage passieren muss, passiert automatisch.
Gebaut für eure Systeme, nicht von der Stange. Die Anbindung an Shop, Warenwirtschaft, Kalender oder Datenbank entsteht im Kundenmodul – für eure Software, eure Schnittstellen, eure Abläufe. Welche Systeme der Assistent ansprechen und welche Aktionen er ausführen darf, wird je Modul ausdrücklich festgelegt und technisch durchgesetzt. Mehr zu unserer individuellen Softwareentwicklung.
Das Problem kennst du
Anfragen kommen nach Büroschluss
Der Befund vom Rauchfangkehrer liegt am Nachmittag im Postkasten, beschäftigt wird man sich damit am Abend. Dann steht auf der Website eine Telefonnummer, die erst morgen wieder jemand abhebt.
Dieselbe Frage, dreimal am Tag
„Macht ihr das auch?“, „Was kostet das ungefähr?“, „An wen wende ich mich?“ – Fragen, deren Antworten längst irgendwo stehen. In Produktunterlagen, in Referenzen, im Kopf von Kolleginnen und Kollegen.
Die FAQ-Seite bleibt leer
Sie wäre die naheliegende Lösung und ist bei vielen Betrieben angelegt. Befüllt wurde sie nie, weil Pflege im Alltag untergeht – genauso wie das Posten auf Social Media.
So läuft es
Wissen freigeben
Wir lesen ein, was ihr habt: Website, Produktunterlagen, PDFs, Referenzprojekte. Jeder Abschnitt bekommt dabei zwei Angaben, die später den Unterschied machen – wer ihn sehen darf und auf welchen Stand er sich bezieht. Eine Preisliste von 2016 und eine von 2026 sind für den Assistenten dann nicht mehr dasselbe.
Regeln festlegen
Wann soll er informieren, wann nachfragen, wann an einen Menschen übergeben? Das entscheidet nicht das Sprachmodell, sondern ein Regelwerk, das ihr seht und ändern könnt. Ihr könnt es vorher durchspielen: Frage eintippen, nachsehen, welche Regel greift.
Live auf eurer Website
Ein paar Zeilen Code, Farben und Position nach eurem Erscheinungsbild. Der Assistent antwortet mit Angabe der verwendeten Quelle. Findet er keine belastbare Grundlage, sagt er das – und bietet den Weg zur persönlichen Beratung an.
Anfragen kommen strukturiert an
Nicht „Kunde möchte Rückruf“, sondern Anliegen, Postleitzahl, Vorhaben – und die Begründung, warum die Anfrage bei genau dieser Person gelandet ist. Scheitert die Zustellung, wird sie wiederholt. Eine Anfrage darf nicht still verschwinden.
Drei Dinge, die das von einem Standard-Chatbot unterscheiden
Er erfindet nichts – und das ist geprüft, nicht behauptet
Bevor eine Antwort entsteht, prüft der Assistent, ob eure Unterlagen überhaupt etwas Passendes enthalten. Danach prüft er, ob die formulierte Antwort tatsächlich in diesen Quellen steht. Hält sie dieser Prüfung nicht stand, wird sie verworfen und durch eine ehrliche Nichtantwort ersetzt.
Das ist ein bewusster Tausch: lieber ein „Dazu kann ich nichts Gesichertes sagen, ich verbinde dich weiter“ als eine plausibel klingende Falschauskunft zu Brandschutz, Normen oder Förderungen.
Zum selben Zweck weist er Anfragen ab, die nichts mit euch zu tun haben – Programmieraufgaben, Hausübungen, Übersetzungen. Nicht aus Prinzipienreiterei: Jede solche Anfrage kostet euch sonst Geld und macht aus eurem Firmenauftritt ein kostenloses Allzweckwerkzeug.
Die Fachlogik gehört euch und ist nachvollziehbar
Zu jeder Antwort lässt sich feststellen, welche Regel gegriffen hat und welche Quelle verwendet wurde. Das ist die Grundlage dafür, dass ihr den Assistenten abnehmen könnt – und dass ihr bei einer Beschwerde nachsehen könnt, was tatsächlich gesagt wurde.
Dazu gehört auch eine Auswertung: Wie oft musste er passen? Welche Fragen blieben unbeantwortet? Zu welchen Zeiten wird gefragt? Das ist die Arbeitsliste für die Pflege – und meist die erste Überraschung, weil die Fragen andere sind als gedacht.
Ein Kern, der für alle gleich ist – und ein Modul, das nur euch gehört
Ein Standardprodukt kann, was es kann. Eine Eigenentwicklung kann alles, kostet aber jedes Mal von vorn.
Hier gibt es beides: einen gemeinsamen Kern – Wissenssuche, Schutzmechanismen, Kennzeichnung, Datenschutzfunktionen, Anfragenübergabe – und darauf ein Modul für euren Betrieb. Darin steckt, was nur bei euch gilt: euer Fachvokabular, eure Zuständigkeiten, eure Sonderfälle, eure Datenquellen.
Ihr zahlt also nicht für eine Plattform, sondern für deren Anpassung. Und wenn der Kern weiterentwickelt wird, profitiert ihr davon, ohne dass euer Modul angefasst werden muss.
Der Assistent ist eine Eigenentwicklung – mehr über unsere individuelle Softwareentwicklung.
Wofür es gemacht ist – und wofür nicht
Passt, wenn …
bei euch regelmäßig dieselben Fragen eintrudeln, die Antworten in Unterlagen vorhanden sind, und es darauf ankommt, dass eine Anfrage bei der richtigen Person landet. Besonders dann, wenn ihr mehrere Standorte oder Gebiete habt.
Passt nicht, wenn …
ihr einen Assistenten wollt, der frei über Gott und die Welt plaudert. Das ist hier bewusst ausgeschlossen. Auch nicht, wenn niemand bei euch bereit ist, die Inhalte einmal durchzusehen und freizugeben – ohne geprüftes Wissen gibt es nichts zu antworten.
Was ist ein KI-Service-Assistent?
Ein KI-Service-Assistent ist eine Anwendung auf der Website eines Unternehmens, die Fragen von Besuchern aus den freigegebenen Unterlagen dieses Unternehmens beantwortet und Anfragen an die zuständige Stelle weiterleitet. Im Unterschied zu einem allgemeinen Chatbot greift er ausschließlich auf hinterlegte Inhalte zu und verweigert die Auskunft, wenn dafür keine Quelle vorliegt. Im Unterschied zu einem Formular führt er ein Gespräch und klärt dabei, worum es geht, bevor er übergibt.
Über ein Kundenmodul lässt er sich an interne Systeme anbinden und führt dann auch Vorgänge selbst aus – etwa Bestellungen aufnehmen, Lieferstatus oder Verfügbarkeiten abfragen und Termine eintragen. Damit wird er vom Auskunftswerkzeug zum Baustein der Prozessautomatisierung.
Dieser hier wurde von External IT Solutions e.U. aus Wieselburg in Niederösterreich für Unternehmen in Österreich entwickelt und wird je Kunde um ein eigenes Modul erweitert.
Häufige Fragen
Erfindet die KI Antworten?
Nein, und das ist beim KI-Assistenten für die Website mehrfach abgesichert. Vor der Antwort wird geprüft, ob die Wissensbasis etwas inhaltlich Passendes enthält; nach der Antwort wird geprüft, ob sie sich tatsächlich auf diese Quellen stützt. Besteht sie die Prüfung nicht, wird sie verworfen. Übrig bleibt dann eine Nichtantwort mit dem Angebot, an einen Menschen weiterzuleiten.
Was passiert, wenn er etwas nicht weiß?
Dann sagt er das. Genau darin liegt der Unterschied zu einem Assistenten, der auf jede Frage irgendetwas antwortet. Jede dieser Nichtantworten wird mitgezählt und erscheint in der Auswertung – so seht ihr, welche Inhalte euch fehlen.
Kann er auch internes Wissen für die Mitarbeitenden bereitstellen?
Die Grundlage dafür ist vorhanden: Jeder Inhalt trägt eine Sichtbarkeitsstufe, und der öffentliche Assistent kann interne Inhalte technisch nicht ausliefern – die Einschränkung wirkt bei der Suche selbst, nicht erst bei der Formulierung der Antwort. Ein eigener Zugang für Mitarbeitende ist eine Ausbaustufe und nicht Teil des Grundumfangs. Der Vorteil: Es entsteht keine zweite Wissensbasis, die auseinanderläuft.
Wie kommt eine Anfrage zur richtigen Person?
Über Regeln, die ihr festlegt – etwa nach Postleitzahl, Anliegen oder Vorhaben. Bei einem Betrieb mit zehn Standorten in Österreich wurde die Zuordnung aus der Projekthistorie abgeleitet. Jede Übergabe trägt die Begründung mit, sodass eine Fehlzuordnung auffällt und korrigiert werden kann. Ist niemand eindeutig zuständig, geht die Anfrage an die hinterlegte Rückfallebene, nicht an eine geratene Adresse.
Müssen wir kennzeichnen, dass es eine KI ist?
Ja, und das erledigt der Assistent von selbst. Nach Artikel 50 der KI-Verordnung müssen Nutzer erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen. Die Kennzeichnung ist fest eingebaut und lässt sich nicht abschalten; auf die Frage „Bist du ein Mensch?“ antwortet er wahrheitsgemäß und bietet die Weiterleitung an. Anpassen lässt sich nur der Wortlaut des Hinweises. Verantwortlich für die Einhaltung ist der Betreiber – also ihr –, deshalb ist das keine Einstellung.
Was ist mit Datenschutz?
Einwilligung vor der Erfassung von Kontaktdaten, Auskunft und Löschung auf Anforderung, automatische Löschung nach einer Frist, die ihr festlegt. Zugangsdaten zu angebundenen Systemen werden verschlüsselt gespeichert. Betrieb auf Infrastruktur in der EU; auf Wunsch auf eurem eigenen Server.
Können wir eigene Fachlogik bekommen?
Ja, genau dafür gibt es die Module. Eigene Datenquellen, eigene Zuordnungsregeln, eigene Rückfragen in der Anfrageerfassung, eigene Begriffe. Was ein Modul darf, wird dabei ausdrücklich festgelegt – welche externen Schnittstellen es ansprechen darf, steht im Modul selbst und wird technisch durchgesetzt.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt weniger an der Technik als an euren Inhalten. Der Aufwand steckt im Sichten und Freigeben der Unterlagen und im Abstimmen der Regeln – nicht im Anschließen. Wir gehen in Abschnitten vor, jeder mit einem eigenen Ergebnis, damit ihr nach jedem Schritt entscheiden könnt, ob es weitergeht.
Zwanzig Minuten, dann weißt du, ob es passt
Wir sehen uns an, welche eurer Fragen sich automatisch beantworten lassen und welche besser bei einem Menschen bleiben. Und wir zeigen, wie der Assistent reagiert, wenn er etwas nicht weiß – das ist aussagekräftiger als jede Vorführung mit einer passenden Frage.